О чем “забывают” при управлении проектами
Зачастую в проектах “забывают” о некоторых вещах. Почему слово забывают в кавычках? Потому что чаще всего те кто делает проекты знает про эти активности, но считают их не очень важными и/или не находят на них ресурсы.
Даже не совсем так: данные активности требуют определенного порядка в мышлении, самоорганизации и совершения определенных телодвижений выходящих за рамки того бардака который творится вокруг.
Наиболее часто забываемые активности:
- Правильная постановка задач
- Управление рисками
- Управление изменениями
- Post-mortem анализ
- Управление знаниями
Немного о том, что из себя представляют данные активности и почему про них “забывают”.
Правильная постановка задач
Постановка задачи — точная формулировка задачи с описанием входной и выходной информации.
Характеристики правильной постановки задач организации или проекта основаны на английской аббревиатуре S.M.A.R.T. Задачи должны быть: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-limited, что означает – Определенными – т.е. они должны указывать на определенный результат или продукт; Измеряемыми – т.е. на каждом шагу должно быть ясно, насколько вы продвинулись в решении задачи; Достижимыми – т.е. их решение должно быть в принципе возможно; Реалистичными – т.е. их решение одинаково возможно как с точки зрения персонала организации, так и с точки зрения ее целевой аудитории; Ограниченными во времени – т.е. их решение должно происходить в обозримый период времени.
Зачем?
Как ты лодку назовешь – так она и поплывет. От качества постановки задачи напрямую зависит конечный результат.
Почему не делают
По простой причине – на это нужно время и понимание как измерять достижение цели. Как вариант – так можно возложить ответственность за неудачу на инженера.
Управление рисками
Риск проекта - это событие, которое в случае возникновения имеет негативное воздействие на одну из целей проекта (например сроки, стоимость, качество). Причиной возникновения рисков является неопределенность которая всегда присутствует.
Зачем?
Снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.
Почему не делают
Зачастую просто нет знаний о том что с рисками вообще можно что-то сделать или понимания какие выгоды это принесет.
Управление конфигурацией (изменениями)
Управление конфигурацией - один из методов обеспечения уверенности в правильности реализации функциональных требований и спецификаций путем установления дисциплины и контроля в процессе уточнения и модификации программного продукта.
Зачем?
Необходимо управлять всеми типами изменений, возникающими в процессе разработки, включая запросы на изменение, запросы на расширение функциональности и т.д.
Позволяет предотвратить несанкционированное изменение, добавление или уничтожение информации в программном продукте.
Почему не делают
При управлении конфигурацией программного продукта должны осуществляться учет и надлежащий анализ всех изменений, соответственно это требует дополнительных затрат ресурсов.
Post-mortem анализ
Post Mortem – это процедура, посредством которой команда проекта подводит итоги проекта и анализирует все его позитивные и негативные аспекты. Целью является извлечение уроков из предыдущего опыта для повышения эффективности при выполнении последующих проектов.
Post Mortem – общее собрание по завершении проекта. Это не вечеринка по случаю закрытия проекта, хотя, если проект завершился успешно, встреча может иметь подобную атмосферу.
Зачем?
Это возможность начистоту поговорить о том, что вышло не так, как планировалось, и, самое главное, о том, что усвоено для будущего. Анализ допущенных ошибок важен для их избежания, а, следовательно, успеха в будущем. Поэтому, если вы столкнулись со множеством проблем, не упускайте возможность обсудить их, когда они еще свежи в памяти. К тому же, команде нужно ощутить завершенность проекта, чтобы с ясной головой приступить к следующему проекту.
Это не разговор о собственных амбициях или попытка «прикрыть свой зад», это открытая дискуссия о допущенных каждым ошибках (все совершают ошибки) или тех сторонах процесса, которые требуют улучшения.
Почему не делают
Все дружно выступают за проведение такого собрания в том случае, если все сложилось удачно, но тихо спускают на тормозах если было допущено большое количество ошибок или проект вообще провалился.
Управление знаниями
Управление знаниями (англ. knowledge management) — это систематические процессы, благодаря которым распознаются, создаются, сохраняются, распределяются и применяются необходимые для успеха организации знания.
Зачем?
Если коротко, то чтобы постоянно не наступать на одни и те же грабли и не терять компетенцию при изменении группы проекта.
Более подробно я описывал в статье Управление знаниями. С чего начать.
Почему не делают
Потому что требует времени и ответственного отношения от всех участников процесса, а также потому что не всегда понимают к чему приводит отсутствие данной активности.
Данная статья является в большей степени обзорной, в дальнейшем, планируется написание статей по каждой из “часто забываемых” активностей отдельно.
Саша,
ИМХО ты имел в виду в первом пункте Цели, а не Задачи.
Цели это тоже (но это отдельная и очень большая тема по поводу, а вообще стоило ли начинать данный проект и т.д.), но я имел ввиду именно задачи которые ставятся инженерам.